Vinnuaðstæður starfsfólks í fjarvinnu verða alltaf mismunandi og fara þær eftir aðstæðum og verkefnum hverju sinni, staðsetningu starfstöðvar og þeim búnaði sem þarf til þess að sinna vinnunni. Atvinnurekanda ber að sjá til þess að áhættumat starfa sé gert á fjarvinnustöðinni eftir að ákvörðun hefur verið tekin um fjarvinnu starfsmanns og þann búnað sem þarf til að sinna störfunum.
Áhættumatið þarf að greina og meta helstu áhættuþætti sem geta haft áhrif á öryggi, heilsu og líðan starfsmanns. Meta þarf vinnuaðstöðuna, þann búnað sem nota þarf við vinnuna, líkamsbeitingu við vinnu, umhverfisþætti, þjálfun starfsmanns, samskiptaleiðir, vinnufyrirkomulag og aðra sálfélagslega áhættuþætti við fjarvinnu.
Að áhættumati loknu þarf að gera áætlun um forvarnir þar sem koma fram nauðsynlegar úrbætur á grundvelli áhættumatsins og tryggja þarf að gripið sé til ráðstafana til að fyrirbyggja eða lágmarka hættur í starfi og neikvæð heilsufarsáhrif. Gagnlegt er að nota gátlista fyrir áhættumat í fjarvinnu.
Mikilvægt er að stjórnandi og starfsmaður í fjarvinnu og jafnvel öryggistrúnaðarmaður fari saman yfir gátlistann til dæmis á fjarfundi þar sem aðstaðan er skoðuð í gegnum vefmyndavél eða myndsímtal svo hægt sé að ganga um og sýna aðstöðuna. Skrá þarf niður áhættuþætti og ræða úrbætur. Þegar búið er að sammælast um úrbætur er gott að báðir aðilar skrifi undir áhættumatið. Endurskoða þarf svo áhættumatið ef slys eða óhöpp verða eða umtalsverða breytingar verða á störfum eða aðstöðu.
Huga þarf að stoðkerfi starfsfólks í fjarvinnu líkt og gert er á hefðbundinni starfsstöð. Meta þarf hvort hættur séu til staðar í vinnuumhverfinu sem geta valdið einkennum frá stoðkerfi, eins og verkjum eða skertri hreyfigetu. Gott er að hafa gátlista fyrir áhættumat í fjarvinnu til hliðsjónar við matið.
Orsakir stoðkerfisverkja
Orsakir stoðkerfisverkja geta verið margir en góð vinnuaðstaða, fjölbreytt verkefni, hentug líkamsbeiting og regluleg hreyfing eru allt þættir sem geta dregið úr líkum á þeim. Hér má lesa nánar um starfstengda stoðkerfisverki.
Viðmið um vinnustellingar og búnað
Vinnuaðstaða er oft lakari heima en á hefðbundinni starfsstöð og eins getur verið flókið að gera áhættumat heima hjá starfsfólki. Fjölbreytni og hreyfing yfir vinnudaginn eru lykilatriði til að draga úr álagseinkennum frá stoðkerfi. Því þarf að kappkosta að allur búnaður sé stillanlegur til að starfsfólk eigi auðvelt með að breyta um stellingar og aðlaga búnaðinn að sér. Hér má lesa nánar um hentuga líkamsbeitingu við vinnu.
Sálfélagslegt vinnuumhverfi í fjarvinnu
Hlúa þarf vel að sálfélagslega vinnuumhverfinu í fjarvinnu en hún getur reynt á samskipti og starfsanda, haft áhrif á andlega líðan fólks og valdið streitu. Þetta eru þættir sem erfiðara getur verið fyrir stjórnendur að ná utan um í fjarvinnu. Því er mikilvægt að gæta að því að hafa bæði formleg og óformleg samskipti við starfsfólk í fjarvinnu og að það ríki traust á milli starfsfólks og stjórnenda.
Fjarvinna getur haft í för með sér að starfsfólk finni fyrir einangrun, vinni lengri vinnudaga og að mörkin á milli vinnu og einkalífs hliðrist til.
Mikilvægt er að starfsfólk upplifi að það hafi stuðning frá stjórnendum og vinnustaðnum þegar það er skilgreint í fjarvinnu. Einnig þarf að huga að mismunandi félagslegum aðstæðum starfsfólks og kanna hvort það þurfi sérstakan stuðning. Þetta getur meðal annars átt við um erlent starfsfólk og starfsfólk með skerta starfsgetu.
Gott er að skipuleggja hvernig samskipti eiga að fara fram á vinnutíma. Góð samskipti draga úr streitu, bæta viðhorf starfsfólks til vinnunnar og auka öryggi.
Vinnutengd streita er skilgreind sem líkamleg eða andleg viðbrögð líkamans þegar starfsfólk upplifir misræmi milli eigin hæfni og getu og þeirra krafna sem starfið gerir. Starfsfólk upplifir þá vantrú á eigin getu þannig að tímapressa og aðrar áhyggjur geta valdið því vanlíðan og meiri streitu.
Fjarvinna getur haft áhrif á starfsanda og vinnustaðamenningu. Því fylgir áskorun að viðhalda góðum starfsanda og vinnustaðarmenningu og að finna leiðir til að viðhalda tengslamyndun starfsfólks.
Fjarvinna getur valdið félagslegri einangrun vegna minni samskipta við samstarfsfólk og viðskiptavini. Þetta getur haft veruleg áhrif á starfsfólk, sérstaklega þá einstaklinga sem fá félagslegum þörfum sínum fullnægt í samskiptum við vinnufélaga. Einangrun af þessu tagi getur leitt til leiða eða annarra andlegra heilsutengdra vandamála.
Komið ykkur upp skilgreindum vinnutíma og upplýsið samstarfsfólk og fjölskyldumeðlimi um hann.
Tryggið að þið hafir skýrt hlutverk, starfslýsingu og vitið til hvers er ætlast af ykkur.
Takið hádegishlé og kaffipásur og reynið að forðast að borða yfir tölvunni. Það gæti líka verið sniðugt að fara í rafræna kaffipásu með vinnufélögunum til að líkja sem mest eftir venjulegum vinnudegi.
Standið reglulega upp, teygið úr ykkur og viðrið ykkur ef þarf.
Ljúkið vinnudeginum formlega. Forðist að vinna í rýmum sem ekki eru skilgreind sem vinnusvæði.
Forðist að skoða vinnupósta og annað vinnutengt efni utan vinnutíma
Ræðið við yfirmenn ef þið upplifið of mikið vinnuálag. Fjarfundir geta ýtt undir nánari tengingu á milli aðila. Þeir geta líka gefið yfirmönnum betri yfirsýn yfir hvort streituálag er mikið.
Skipuleggið rafrænan hádegismat og kaffitíma með vinnufélögum til að eiga bæði óformleg og formleg samskipti.
Félagsleg samskipti eru mikilvæg – skipuleggið reglulegar heimsóknir á vinnustað og takið þátt í félagslegum samskiptum utan vinnu.
Komið hreyfingu inn í daglega rútínu. Gott er að hafa hreyfinguna fjölbreytta, bæði innandyra og utandyra.
Skipuleggið tíma til að slaka á, stunda núvitund og hugleiða til að hvíla hugann. Það er endurnærandi.
Takið frí frá vinnu – mikilvægt er að taka frí til að aftengjast vinnunni. Ekki sleppa að taka orlof þótt unnið sé heima.
Hafið skrá um hvern starfsmann í fjarvinnu og samkomulag um samskiptaleiðir.
Verið reglulega í sambandi í síma, um vefinn eða í tölvupósti.
Skipuleggið tíma fyrir óformleg samskipti, til dæmis í byrjun eða lok fjarfunda.
Sjáið starfsfólki fyrir neyðarnúmeri tengiliða.
Auðveldið stuðning og aðstoð, til dæmis varðandi tæknilega aðstoð ef þarf.
Leiðbeinið starfsfólki um mikilvægi þess að hafa samband við stjórnendur og ræðið sérstaklega í hvaða tilvikum mikilvægt er að hafa samband.
Tryggið að vinna sé skipulögð þannig að starfsfólk taki regluleg hlé og geti aðskilið vinnu og einkalíf í fjarvinnunni.
Veitið starfsfólki reglulega endurgjöf á störf sín.
Hvetjið starfsfólk til að vera í sambandi við vinnufélaga, til dæmis með sameiginlegum kaffihléum með aðstoð fjarfundarbúnaðar.
Umhverfið á fjarvinnustöð
Hinir ýmsu umhverfisþættir skipta ekki síður máli í fjarvinnu en á hefðbundnum starfsstöðvum.
Þeir eru eftirfarandi:
Þegar vinnuaðstaðan er sett upp heima eða á öðrum skilgreindum stað þarf starfsfólk að huga að lýsingu og skoða hvort:
Mögulegt er að hleypa nægjanlegu dagsljósi inn í rýmið. Eins þarf að huga að lýsingu innandyra þannig að auðvelt sé að lesa af blaði eða skjá.
Hægt sé að komast hjá því að það glampi á fartölvu eða skjá. Hafa þarf í huga að glampinn getur breyst yfir daginn vegna birtu að utan og vegna lýsingar innandyra.
Raflýsing skal vera hæfileg en forðast skal ofbirtu. Sömuleiðis of litla lýsingu sem getur leitt til óþæginda.
Grípa skal til ráðstafana ef hávaði er of mikill eða óþægilegur, til dæmis með því að reyna að lækka hann eða að færa vinnustöðina ef ekki reynist unnt að draga úr honum.
Með því að halda vinnustöðunni skipulagðri og hreinni er auðveldara að stýra daglegum störfum.
Starfsfólk ætti að hafa eftirfarandi atriði í huga:
Þurrka af skrifborði, lyklaborði, mús, lampa og fleiri flötum sem eru oft snertir.
Festa snúrur og kapla þannig að ekki skapisti hætta, til dæmis vegna falls eða rafstraums.
Skipuleggja geymslustaði og hafa sem minnstan óþarfa á skrifborðum.
Henda rusli reglulega og passa að viðkvæmum gögnum sé eytt í samræmi við stefnu vinnustaðarins.
Rétt hitastig er mikilvægt þegar kemur að afköstum á vinnustöð. Ef það er of heitt eða kalt þá hefur það áhrif á einbeitingu og afköst. Ólíkt vinnu í opnum rýmum á vinnustað þá hefur starfsfólk yfirleitt þann möguleika að stýra hitanum eins og því hentar þegar unnið er í fjarvinnu.
Starfsfólk ætti að hafa eftirfarandi í huga við stýringu á hitastigi á fjarvinnustöð:
Ákjósanlegasta hitastig á skrifstofu er breytilegt, til dæmis eftir aldri, kyni, klæðnaði, árstíð og rakastigi. Flestir kjósa hitastig á milli 18 og 23°C og rakastig 30-50% við kyrrsetustörf. Finnið rétta hitastigið sem hentar ykkar þörfum og breytið þegar þurfa þykir.
Nýtið náttúrulega loftræstingu, til dæmis með því að opna glugga til að stýra hitastigi.
Ef sólarljós veldur of miklum hita, birtu, glampa eða öðrum slæmum vinnuskilyrðum skal gera viðeigandi ráðstafanir til að ráða bót á því.
Rafbúnaður heima eða á annarri fjarvinnustöð skal vera óskemmdur og vel við haldið. Tryggja skal að starfsfólk sé upplýst um að taka strax úr notkun raftæki sem sýna merki um brunaskemmdir eða aðra galla og tilkynna það vinnustaðnum. Þá þarf starfsfólk að yfirfara rafkerfi og tæki sem það leggur til sjálft svo sem tengla, ljós og hitatæki.
Lágmörkun eldhættu á fjarvinnustöð ætti að vera hluti af forvörnum heimila og vinnustaða. Reykskynjarar og önnur viðvörunartæki ættu að vera á hverri vinnustöð. Tryggja skal að viðeigandi eldvarnarbúnaður sé til staðar, til dæmis slökkviteppi og slökkvitæki sem henta vegna elds sem getur kviknað á fjarvinnustöð.
Sjáið til þess að áhættumat fyrir fjarvinnustöðina sé gert ef starfsfólk vinnur í fjarvinnu að öllu leyti eða að hluta til.
Gangið úr skugga um að sá sem framkvæmir áhættumatið hafi nægilegar upplýsingar og sé fær um að ljúka við það.
Notið gátlista við áhættumatið til að skrá niðurstöður .
Upplýsið starfsfólk um að það eigi rétt á augnskoðun og sjónprófi.
Veitið almenna fræðslu um notkun tækja og búnaðar á vinnustöð, til dæmis stillingar stóls, staðsetningu tölvuskjás og lyklaborðs og lýsingu við vinnuna.
Hugið sérstaklega að nýliðum, veitið stuðning í upphafi starfs og tryggið að tækni og búnaður virki vel.
Takið stutt hlé reglulega, gjarnan fjarri vinnustöðinni.
Ekki sitja í sömu stöðu við tölvuna í langan tíma og breytið um líkamsstöðu eins oft og mögulegt er.
Gangið úr skugga um að músin og lyklaborðið séu þægilega staðsett þannig að ekki þurfi að vinna með handleggi langt frá líkamanum.
Gangið úr skugga um að lýsing á vinnustöðinni sé alltaf nægileg og taki mið af dagsbirtu eftir árstíðum.
Hafið gott samstarf við atvinnurekandann. Fylgið eftir áhættumatinu með því að vera í sambandi við þann sem sá um áhættumatið í samvinnu við þig til að tryggja að öllum úrbótum sé lokið.
Leitið til yfirmanns eða samstarfsfólks, ef aðstoð eða upplýsingar vantar.
Mælt er með því að nota Acrobat Reader til að opna gátlistann. Einnig er hægt að sækja listann með því að hægri-smella á linkinn, velja “save link as” og opna skjalið þar sem það er vistað.
